Bargeldgeschäfte: Merkblatt zur ordnungsgemäßen Kassenführung

In den vergangenen Jahren sind die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassen(buch)führung zunehmend verschärft worden. Nun hat die Oberfinanzdirektion Karlsruhe ihr Merkblatt mit dem Titel "Informationen zum Thema Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung" (Stand 30.12.2024) überarbeitet. Sie finden dieses unter folgenden Link: https://ofd-bw.fv-bwl.de/,Lde/Startseite/Service/FAQ+-+Steuern (dort unter "Kassenbuchführung"). Die Oberfinanzdirektion stellt zum einen die Grundsätze für den Einsatz elektronischer Registrierkassen dar, weist zum anderen aber auch darauf hin, dass es nach wie vor zulässig ist, so genannte offene Ladenkassen zu verwenden. Eine Pflicht zur Führung einer Registrierkasse besteht nicht.

Praxistipp:
Bei der offenen Ladenkasse sind jedoch die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung mit hohem Aufwand verbunden. Daher ist eine solche Kasse in Betrieben mit vielen Bargeldvorgängen nicht empfehlenswert.

Beim Einsatz digitaler Systeme ist darauf zu achten, dass eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglicht wird. Das sind insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen, Nutzerkennung). Diese Pflicht betrifft im Übrigen nicht nur die Registrierkassen selbst, sondern auch die Vor- und Nebensysteme wie zum Beispiel Waagen mit Registrierkassenfunktion und Taxameter. Diese Systeme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Praxistipp:
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem, insbesondere digitale Registrierkassen, nutzt, muss dem Finanzamt verpflichtend diverse Informationen übermitteln, beispielsweise die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, dessen Seriennummer, das Datum der Anschaffung des Aufzeichnungssystems und gegebenenfalls das Datum von dessen Außerbetriebnahme. Geregelt ist dies in § 146a Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen (im Sinne von § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV) ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.

Bereitgestellt durch:

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