Betriebsausgaben: Aktuelles BMF-Schreiben zu Bewirtungskosten

Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Allerdings sind für die Anerkennung der Kosten bestimme Formvorschriften zu beachten. Kürzlich hat das Bundesfinanzministerium seinen Erlass zum Abzug von Bewirtungskosten überarbeitet (BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6-S2145/19/10003:003). Auch wenn sich nur wenig Neues findet, sollen die wichtigsten Regeln zur Geltendmachung der Aufwendungen kurz dargestellt werden:

Zum Abzug der Kosten bedarf es zunächst einer ordnungsgemäßen Rechnung der Gaststätte. Diese muss grundsätzlich maschinell erstellt und registriert sein. Aus der Rechnung müssen sich der Ort, das Ausstellungsdatum sowie der Name und die Anschrift der Gaststätte ergeben. Die in Anspruch genommenen Speisen und Getränke müssen im Einzelnen bezeichnet und mit Preisen aufgeführt sein. Die Angabe "für Speisen und Getränke" und eine Gesamtsumme reichen nicht aus. Neben dem Ausstellungsdatum der Rechnung ist auch der Tag der Bewirtung anzugeben, wobei der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Ausstellungsdatum" ausreicht.

Bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro muss die Rechnung auf den Namen des Bewirtenden ausgestellt sein. Eigenbelege genügen nicht. Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro ist der Name des Bewirtenden als Rechnungsempfänger nicht erforderlich.

Ein zusätzlich gewährtes Trinkgeld kann unmittelbar in der Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird das Trinkgeld in der Rechnung nicht ausgewiesen, kann der Nachweis zum Beispiel dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.

Neben der Gaststättenrechnung sind Angaben zur Bewirtung zu machen. Dies geschieht üblicherweise auf der Rückseite der Rechnung, die insoweit bereits als Bewirtungsbeleg ausgestaltet ist oder es ist ein zusätzlicher Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg) zu erstellen. Dieser ist an die Gaststättenrechnung anzuheften. Auf der Rechnungsrückseite oder dem Eigenbeleg genügen Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Der Bewirtungsbeleg ist zeitnah nach der Bewirtung zu erstellen und eigenhändig zu unterschreiben. Die Teilnehmer - und dazu gehört auch der Bewirtende selbst - sind einzeln mit Namen anzugeben. Der Anlass der Bewirtung ist konkret zu benennen.

Im Zeitalter der Digitalisierung werden Rechnungen auch schon einmal digital an den Kunden übermittelt und von diesem in dessen Buchführung unmittelbar digital weiterverarbeitet. Die Finanzverwaltung akzeptiert ein solches - rein digitales - Verfahren. Auch akzeptiert sie es, wenn Papierrechnungen eingescannt werden und anschließend den digitalen Weg im Rechnungswesen des Bewirtenden durchlaufen. Das gilt gleichermaßen für den Eigenbeleg, also den Bewirtungsbeleg. Allerdings sind weitere Voraussetzungen zu beachten. Unter anderem muss gewährleistet sein, dass die Angaben im Nachhinein nicht geändert werden können. Zumindest muss eine solche Änderung dokumentiert werden. Außerdem muss ein digitalisierter Eigenbeleg wiederum digital mit der Bewirtungsrechnung verknüpft werden (z.B. durch einen eindeutigen Index oder Barcode). In der Regel bedarf es bei einer digitalen Verarbeitung folglich eines Dokumentenmanagementsystems.

Praxistipp:
Elektronische Registrierkassen unterliegen besonderen Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten, um Manipulationen zu vermeiden. Zwar verfügt das BMF, dass der Betriebsausgabenabzug des Kunden nicht gestrichen werden soll, wenn die nach der Kassensicherungsverordnung geforderten Angaben auf der Rechnung fehlen. Es gilt insoweit eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2022. Da die neuen Sicherheitseinrichtungen beim Einsatz elektronischer Registrierkassen aber verpflichtend sind, sollten Kunden nach unserem Dafürhalten am besten schon heute darauf achten, dass die ihnen erteilten Rechnungen mit einer Transaktionsnummer und der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. der Seriennummer des Sicherheitsmoduls, gegebenenfalls in Form eines QR-Codes, versehen worden sind. Unabhängig davon sollten Sie berücksichtigen, dass Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden müssen.

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