Dienstfahrten mit eigenem Pkw: Durchschnittskosten statt Km-Pauschale

Wer eine Dienstreise mit seinem eigenen Pkw unternimmt, darf pauschal 30 Cent je Fahrkilometer als Werbungskosten geltend machen. Die Erstattungen des Arbeitgebers sind natürlich gegenzurechnen. Statt die Dienstreise-pauschale in Anspruch zu nehmen, darf aber auch der tatsächlich entstandene Kilometer-Kostensatz des Kfz geltend gemacht werden. Dazu sind die Gesamtkosten des Fahrzeugs pro Jahr zu ermitteln und anschließend durch die Gesamtfahrleistung des Jahres zu dividieren. Das kann sich bei teuren Kfz durchaus lohnen, ist aber zeitaufwendig. Etwas weniger bekannt ist, dass bei der Ermittlung der Gesamtkosten zumindest die Treibstoffkosten geschätzt werden dürfen. Dies ist zulässig, wenn Kosten dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind. Für die Schätzung nehmen Sie den Durchschnittsverbrauch Ihres Kfz laut Herstellerangaben und den durchschnittlichen Literpreis. Nach Berechnungen des ADAC betrug der Jahres-Durchschnittspreis 2023 für Superbenzin (E 10) 179,10 Cent und für Diesel 172,20 Cent pro Liter. Der Jahres-Durchschnittspreis für Superbenzin (E 5) lag laut Statista bei 184,9 Cent pro Liter.

Praxistipp:
Die Schätzung ist nur zulässig bei der Nutzung eines privaten Kfz. Wer einen Dienst- oder Firmenwagen nutzt und die Fahrtenbuchregelung anwendet, muss alle Kosten per Beleg nachweisen. Eine Schätzung von Aufwendungen kommt - auch teilweise - selbst dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Kosten seiner Dienstwagen nicht im Einzelnen erfasst hat und es dem Arbeitnehmer daher nahezu unmöglich ist, die Aufwendungen zu belegen (BFH-Urteil vom 15.12.2022, VI R 44/20).

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