Fahrtenbuch eines Berufsgeheimnisträgers: Dürfen Daten geschwärzt werden?
Für einen Firmenwagen, der auch privat genutzt wird, muss ein Privatanteil versteuert werden, der sich entweder nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung oder aber nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt. In einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch sind grundsätzlich auch der jeweils aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner oder - wenn ein solcher nicht vorhanden ist - der konkrete Gegenstand der geschäftlichen Verrichtung aufzuführen. Allerdings unterliegen bestimmte Berufsgruppen einer Verschwiegenheitspflicht, etwa Ärzte oder Rechtsanwälte. Und dann stellt sich die Frage, ob die Namen der Patienten oder Mandanten im Fahrtenbuch geschwärzt werden dürfen. Die Finanzämter sind insoweit zuweilen recht streng und fordern für eine ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung auch die Angabe der Namen von Patienten oder Mandanten. Die Finanzgerichte hingegen erlauben - im gewissen Rahmen - eine Anonymisierung. Allerdings darf dies nicht so weit gehen, dass die Beweiskraft eines Fahrtenbuchs erheblich eingeschränkt ist. Wie weit genau eine Anonymisierung gehen darf, ist nun Bestandteil eines Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof (Az. VIII R 35/24). Vorausgegangen ist ein Urteil des Finanzgerichts Hamburg vom 13.11.2024 (3 K 111/21).
Der Kläger, ein Rechtsanwalt, legte dem Finanzamt ein Fahrtenbuch vor. Darin waren bei allen beruflich veranlassten Fahrten - bis auf drei Ausnahmen - die Eintragungen in den Spalten "Fahrtstrecke" und "Grund der Fahrt / besuchte Personen" geschwärzt. Zahlreiche als beruflich eingetragene Fahrten hatten an Wochenenden stattgefunden. Zu den Schwärzungen erklärte der Kläger, dass die Eintragungen der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht unterlägen. Die Offenbarung von Daten sei für ihn schon dann unzumutbar, wenn ein Restrisiko bestehe, dass diese Offenbarung später als Verletzung seiner anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht eingestuft werde. Dennoch verwarfen Finanzamt und Finanzgericht das Fahrtenbuch und berechneten die Privatnutzung des Pkw nach der Ein-Prozent-Methode.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liege nur dann vor, wenn die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind. Berufsgeheimnisträger seien zwar berechtigt, bei der Vorlage eines Fahrtenbuchs Schwärzungen vorzunehmen, soweit diese Schwärzungen erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen. Die Schwärzungen müssten jedoch auf das erforderliche Maß beschränkt bleiben und dürften sich nicht auf Daten erstrecken, die nicht der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Schwärzungen dürften daher nur bei solchen Daten vorgenommen werden, die Rückschlüsse auf die Identitäten von Mandanten zulassen. Ortsnamen dürften grundsätzlich nicht geschwärzt werden. Keine Schwärzungen dürften ferner vorgenommen werden bei Fahrten in die eigene Kanzlei oder Fahrten zu Behörden, wenn zu diesen kein Mandatsverhältnis besteht. Wenn ein Berufsgeheimnisträger berechtigt ist, einzelne Eintragungen in seinem Fahrtenbuch zu schwärzen, ändere dies nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung. Lediglich die Anforderungen an die Überprüfbarkeit des Fahrtenbuchs könnten in Abhängigkeit von den Umständen des Einzelfalls herabgesetzt werden. Gegebenenfalls müsse der Berufsträger substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der betroffenen Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen. Gemessen daran könne das Fahrtenbuch im Streitfall nicht anerkannt werden. Es weise nicht einzelne Schwärzungen bei einzelnen Fahrten auf; vielmehr sei nahezu eine gesamte Spalte mit Daten geschwärzt, die erforderlich seien, um die materielle Richtigkeit des Fahrtenbuchs prüfen zu können.
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