Firmenwagen: Ist eine Kostenschätzung bei der Fahrtenbuchmethode erlaubt?

Arbeitnehmer, die ihre Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, müssen den Privatanteil versteuern, und zwar entweder nach der Ein-Prozent-Regelung oder nach der Fahrtenbuchmethode. Letztere ist allerdings mit einem hohen Aufwand verbunden. Nicht nur, dass die Fahrten detailliert aufgezeichnet werden müssen. Hinzu kommt auch, dass alle Kosten per Einzelnachweis zu belegen sind. Eine Schätzung von Aufwendungen kommt selbst dann nicht in Betracht, wenn der Arbeitgeber die Kosten seiner Dienstwagen nicht im Einzelnen erfasst hat und es dem Arbeitnehmer daher nahezu unmöglich ist, die Aufwendungen zu belegen (FG München, Urteil vom 29.1.2018, 7 K 3118/16).

Doch ob es von dem Grundsatz, wirklich alle Kosten im Einzelnen belegen zu müssen, Ausnahmen gibt, muss nun der Bundesfinanzhof entscheiden (Az. VI R 44/20). Zugrunde liegt abermals ein Fall des Finanzgerichts München (Urteil vom 16.10.2020, 8 K 611/19): Die Klägerin überließ zwei Arbeitnehmern firmeneigene Fahrzeuge, die diese auch privat nutzen durften. Beide Arbeitnehmer führten ordnungsgemäße Fahrtenbücher. Der Prüfer des Finanzamts stellte aber fest, dass zur Berechnung der tatsächlichen Treibstoffkosten geschätzte Werte hinsichtlich der Verbrauchswerte der Fahrzeuge und der Treibstoffpreise zugrunde gelegt worden waren. Der Grund hierfür war, dass die Betankung der Fahrzeuge an einer betrieblichen Zapfsäule ohne Anzeige der Mengenabgabe und des Preises erfolgt war. Daraufhin berechnete er den geldwerten Vorteil aus der privaten Nutzung der Firmen-Pkws pauschal nach der Ein-Prozent-Methode. Die hiergegen gerichtete Klage war erfolgreich.

Begründung: Die Gesamtkosten müssen zwar insgesamt durch Belege nachgewiesen sein. Nicht abschließend geklärt sei jedoch, inwieweit der grundsätzlich geforderte Belegnachweis durch eine (Teil-)Schätzung ergänzt werden kann. Nach Auffassung der Finanzrichter sei vorliegend der Belegnachweis geführt, da die erforderliche Teilschätzung des konkreten Treibstoffverbrauchs der genutzten Kfz nur einen geringfügigen Mangel darstelle, der insgesamt nicht zur Verwerfung der Fahrtenbuchmethode führt. Das Finanzamt hat gegen das Urteil Revision beim BFH eingelegt.

Praxistipp:
Bei Dienstreisen, die mit dem privaten Pkw - also nicht mit dem Dienstwagen - unternommen werden, ist schon länger anerkannt, dass die Treibstoffkosten geschätzt werden dürfen. Das heißt: Statt die Dienstreisepauschale von 30 Cent/Km in Anspruch zu nehmen, kann der tatsächliche Kilometer-Kostensatz Ihres Fahrzeugs ermittelt werden. Und dabei dürfen die Treibstoffkosten anhand des durchschnittlichen Kraftstoffverbrauchs geschätzt werden (BFH-Urteil vom 7.4.1992, BStBl 1992 II S. 854).

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