Lohnsteuer: Neuregelung zur Vorsorgepauschale und zum Datenabruf ab 2026

Bei der Berechnung der monatlichen Lohnsteuer für Arbeitnehmer ergeben sich zum 1. Januar 2026 einige wichtige Änderungen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu nun Stellung bezogen (BMF-Schreiben vom 3.6.2025, BStBl 2025 I S. 1454; BMF-Schreiben vom 14.8.2025, IV C 5 - S 2367/00012/004/033). Die wesentlichen Punkte, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Bedeutung sind, werden nachfolgend kurz vorgestellt.

Beim Lohnsteuerabzug wird für Arbeitnehmer eine Vorsorgepauschale berücksichtigt, damit sich die Vorsorgeaufwendungen nicht erst bei Abgabe der Steuererklärung auswirken, sondern bereits unterjährig. Die Vorsorgepauschale setzt sich bislang jeweils aus einem Teilbetrag für die Rentenversicherung, einem Teilbetrag für die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung und einem Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung zusammen. Ab dem 1.1.2026 kommt ein Teilbetrag für die Arbeitslosenversicherung hinzu.

Praxistipp:
Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Teilbeträge für die Rentenversicherung, die gesetzliche Kranken- und soziale Pflegeversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung ist der Arbeitslohn, und zwar bis maximal zur jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze. Bei einer Versicherung in der knappschaftlichen Rentenversicherung ist deren besondere Beitragsbemessungsgrenze nicht maßgeblich. Der Übergangsbereich in der Sozialversicherung (in 2026 Arbeitslöhne von 603,01 Euro bis 2.000 Euro) ist steuerlich unbeachtlich.

Praxistipp:
Ob die Voraussetzungen für den Ansatz der einzelnen Teilbeträge vorliegen, ist jeweils gesondert zu prüfen; hierfür ist immer der Versicherungsstatus am Ende des jeweiligen Lohnzahlungszeitraums maßgebend und das Dienstverhältnis nicht auf Teilmonate aufzuteilen.

Neu ist auch, dass der Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung ausschließlich aufgrund der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zu berücksichtigen ist. Das heißt konkret:

Der Teilbetrag für die private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung wird bei Arbeitnehmern angesetzt, die nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung und sozialen Pflegeversicherung versichert sind (z.B. privat versicherte Beamte, beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer und höher verdienende Arbeitnehmer).

Bislang haben die Arbeitgeber zur Berücksichtigung des entsprechenden Teilbetrages entweder die vom Arbeitnehmer - per Papierbescheinigung seiner Versicherungsgesellschaft nachgewiesenen - tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt. Oder aber sie haben die so genannte Mindestvorsorgepauschale angesetzt.

Ab dem 1.1.2026 muss der Arbeitgeber in den Steuerklassen I bis V diesbezüglich die ELStAM verwenden. Dazu meldet die jeweilige Versicherungsgesellschaft die Beträge der Versicherten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das BZSt stellt dann die Beträge mit den weiteren ELStAM bereit. Diese Daten werden an schließend vom Arbeitgeber monatlich abgerufen und bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt.

Der Versicherungsnehmer kann der Datenübermittlung gegenüber dem Versicherungsunternehmen zwar widersprechen. Ersatzweise vorgelegte Papierbescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber aber nicht berücksichtigen. Entsprechende Beiträge dürfen dann in der Regel auch nicht beim Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren berücksichtigt werden. Die Vorsorgeaufwendungen können in diesem Fall also nur im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht und abgezogen werden.

Eine Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 nicht mehr berücksichtigt, da die Beiträge für eine private Krankenversicherung und eine private Pflege-Pflichtversicherung nunmehr entsprechend der tatsächlichen Gegebenheiten sowie gegebenenfalls die Arbeitnehmerbeiträge zur Versicherung gegen Arbeitslosigkeit in pauschalierter Weise über die entsprechenden Teilbeträge der Vorsorgepauschale berücksichtigt werden.

Praxistipp:
Der Wegfall der Mindestvorsorgepauschale kann im Einzelfall zu einer wesentlich höheren Lohnsteuer führen. Betroffen sind beispielsweise bestimmte Beamte, wenn diese aufgrund der freien Heilfürsorge keine oder nur geringe eigene Vorsorgeaufwendungen haben. Betroffen sind aber auch Personen, die "über ihren Ehegatten" in der privaten Krankenversicherung mitversichert sind. Die tatsächlich entrichteten Beiträge werden ausschließlich bei dem Versicherungsnehmer berücksichtigt - und eine Mindestvorsorgepauschale gibt es nicht mehr.

Praxistipp:
Das BMF-Schreiben vom 3.6.2025 enthält zahlreiche weitere Regelungen zur Datenübermittlung, zur Berücksichtigung von Beiträgen an ausländische Sozialversicherungsträger, zu Beitragsvorauszahlungen und rückerstattungen sowie zu Anwartschaftsversicherungen. Der Arbeitgeber muss bei Zahlung eines Zuschusses zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung prüfen, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 62 EStG vorliegen. Dazu muss er die ELStAM heranziehen. Allein aus der Tatsache, dass die ELStAM zu einem Arbeitnehmer bereitgestellt sind, hat der Arbeitnehmer noch keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm einen (steuerfreien) Zuschuss zahlt. Ob der Arbeitgeber einen (steuerfreien) Zuschuss zahlt, beurteilt allein er nach den Vorgaben des § 257 SGB V und des § 61 SGB XI.

Praxistipp:
Unabhängig von der Bereitstellung der ELStAM muss der Arbeitgeber in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht prüfen, ob eine Pflicht zur Zahlung des steuerfreien Zuschusses zur Kranken- und Pflegeversicherung besteht.

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