Mitarbeiter-PC-Programm: Entgeltumwandlung beitragsrechtlich "wirkungslos"

Wird einem Arbeitnehmer ein PC, Notebook, Tablet oder Smartphone von seinem Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung überlassen, so ist dieser geldwerte Vorteil steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Das gilt selbst dann, wenn die Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt, der Mitarbeiter also auf Barlohn zugunsten dieses Sachbezugs verzichtet. Aufgrund der Steuerfreiheit haben sich in den letzten Jahren so genannte Mitarbeiter-PC-Programme etabliert. Dabei schließt der jeweilige Arbeitgeber zunächst einen Rahmenvertrag mit einem Leasingunternehmen. Es wird anschließend ein Portal freigeschaltet, in dem die Mitarbeiter die Geräte wie PCs, Notebooks, Tablets oder Smartphones auswählen können. Der Arbeitgeber schließt im nächsten Zuge Einzelleasingverträge mit dem Leasingunternehmen über die ausgewählten Geräte ab; die Laufzeit beträgt zumeist 24 Monate. Den Arbeitnehmern werden die Geräte dann (auch) zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt; dafür verzichten diese aber auf einen Teil ihres Gehalts, und zwar üblicherweise in Höhe der Leasingrate, die auch bereits die Versicherung enthält. Der Arbeitnehmer zahlt Lohnsteuer nur auf den um die Leasingrate verminderten Lohn, da der "Sachlohn" in Höhe der Leasingrate nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist. Nun haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zur beitragsrechtlichen Behandlung von Arbeitgeberleistungen im Rahmen eines Mitarbeiter-PC-Programms Stellung genommen. Danach wird das Modell sozialversicherungsrechtlich nicht anerkannt, wenn es lediglich im Rahmen einer Entgeltumwandlung durchgeführt wird. Das heißt, es werden die Sozialversicherungsbeiträge vom vollen und nicht vom verminderten Lohn berechnet (Besprechungsergebnis vom 4.5.2023). Es gilt:

Die Zuwendung in Form des geldwerten Vorteils des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung der betrieblichen Geräte stellt sich unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 45 EStG als steuerfreie Einnahme dar, und zwar unabhängig davon, ob die Zuwendung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird oder nicht. Für die Beitragsfreiheit wird hingegen verlangt, dass diese Arbeitgeberleistung zusätzlich zu Löhnen und Gehältern gewährt wird (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV). Diese Voraussetzung ist bei einer Entgeltumwandlung jedoch nicht erfüllt. Bei Entgeltumwandlungen im Sinne eines vorherigen Entgeltverzichts und daraus resultierenden neuen Zuwendungen des Arbeitgebers ist regelmäßig davon auszugehen, dass es an der Zusätzlichkeit der neuen Zuwendungen fehlt.

Die Bewertung des geldwerten Vorteils (Höhe des anzusetzenden Sachbezugswertes) richtet sich bei derartigen sonstigen Sachbezügen nach § 3 Abs. 1 Satz 1 SvEV. Danach ist als Wert für Sachbezüge, für die keine amtlichen Sachbezugswerte festgesetzt sind und die nicht nach § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 5 EStG oder § 8 Abs. 3 EStG zu bewerten sind, der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe anzusetzen. Die Bewertung nach dem üblichen Abgabepreis ist bei den in Rede stehenden Geräten jedoch aufwendig und durch eine hohe Komplexität bei der Ermittlung des Nutzungsvorteils im Einzelfall geprägt. Hinzu kommt, dass die Geräte nicht übereignet, sondern im Wege des Leasings nur zeitlich befristet überlassen werden. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sind daher der Auffassung, dass als Wert für die Nutzungsüberlassung das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, das in der Regel dem Betrag der Gehaltsumwandlung entspricht. Weichen im Einzelfall die Höhe der Leasingrate und die Höhe des Entgeltverzichts voneinander ab, ist als Wert für die Nutzungsüberlassung die Höhe der vom Arbeitgeber als Leasingnehmer vereinbarten Leasingrate in Ansatz zu bringen.

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