Sachbezug: Kostenaufteilung bei zur Firmenfitness registrierten Mitarbeitern

Immer mehr Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern die kostenlose oder verbilligte Teilnahme an Firmenfitness-Programmen an. Der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme ist steuerfrei, wenn die monatliche Freigrenze von 50 Euro für Sachbezüge nicht überschritten wird (§ 8 Abs. 2 EStG). Mit dem Finanzamt kommt es allerdings oft zum Streit darüber, wie der Gesamtbetrag, den der Arbeitgeber aufwendet, auf die Mitarbeiter zu verteilen ist. Das heißt: Kommt es auf die Mitarbeiter an, die für das Firmenfitness-Programm tatsächlich registriert sind, oder auf die vom Arbeitgeber "erworbenen" Lizenzen? Das Niedersächsische Finanzgericht hat diesbezüglich entschieden, dass es auf die Anzahl der vom Arbeitgeber erworbenen Lizenzen nicht ankommt, wenn diese von der Anzahl der tatsächlich registrierten Mitarbeiter abweicht (FG Niedersachsen, Urteil vom 17.4.2024, 3 K 10/24).

Der Arbeitgeber ermöglichte seinen Mitarbeitern verbilligt die Teilnahme an einem Firmenfitness-Programm. Hierfür registrierten sich im Laufe der Jahre etwa jeweils 80 bis 100 Arbeitnehmer, wovon dann ca. 2/3 tatsächlich trainierten. Mit dem Anbieter des Fitness-Programms schloss der Arbeitgeber eine Vereinbarung, wonach er bestimmte "Lizenzen" für einen festen Betrag erwarb. Die Anzahl der erworbenen Lizenzen war wesentlich geringer als die Anzahl der registrierten Nutzer. Dennoch stand das Angebot allen registrierten Mitarbeitern offen. Bei Verteilung der Kosten des Arbeitgebers lediglich nach Lizenzen wäre die Freigrenze für Sachbezüge überschritten gewesen; bei der Verteilung nach registrierten Mitarbeitern nicht. Das Finanzgericht urteilte, dass es für die Verteilung der Kosten auf die Anzahl der tatsächlich registrierten Mitarbeiter ankommt.

Die Begründung des Gerichts: Der Anbieter des Firmenfitness-Programms legt die Anzahl der Lizenzen (zunächst) entsprechend einer Prognose bzw. einer internen Kalkulation fest. Keinesfalls steht das Angebot nur denjenigen bzw. so vielen Mitarbeitern offen, wie Lizenzen vorhanden sind. Die vom Arbeitgeber aufgewandten Kosten für das Firmenfitness-Programm sind folglich auf all jene Arbeitnehmer umzulegen, die sich für die Teilnahme registriert haben. Der Arbeitgeber erfüllt sein vertragliches Versprechen, seinen an dem Firmenfitness-Programm teilnehmenden Arbeitnehmern die Nutzung der Anlagen verbilligt zu ermöglichen, fortlaufend durch Einräumung der tatsächlichen Nutzungsmöglichkeit. Auf die tatsächliche Nutzung der Anlagen kommt es hingegen nicht an.

Praxistipp:
Die Nutzung von Fitnessstudios oder Firmenfitness-Programmen gilt grundsätzlich nicht als betriebliche Gesundheitsförderung, für die der Arbeitgeber bis zu 600 Euro im Jahr nach § 3 Nr. 34 EStG steuerfrei aufwenden darf. Es bleibt nur die monatliche Sachbezugsgrenze von 50 Euro (§ 8 Abs. 2 EStG), die aber insgesamt für alle Sachbezüge und nicht "pro" einzelnem Sachbezug gilt. Es ist im Übrigen bei den vertraglichen Modalitäten darauf zu achten, dass der geldwerte Vorteil nicht gleich im Januar für das gesamte Jahr als zugeflossen gilt. Der Bundesfinanzhof hat aber entschieden, dass einem Arbeitnehmer der geldwerte Vorteil aus der vergünstigten Nutzung eines Fitnessstudios auch dann monatlich zufließt, wenn der Arbeitgeber seinerseits einen Jahresvertrag abgeschlossen hat (BFH-Urteil vom 7.7.2020, VI R 14/18).

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